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开始学习如何写一封完美的职场邮件
发布时间:2020-07-15   来源/作者:   关注度:3218

在工作中,我们除了在和人面对面时要形象得体、沟通大方,不见面时如果能得体使用邮件,也会给你的职业形象加分。

邮件即礼仪,该如何写好一封专业的工作邮件?

不要用微信替代邮件

很多人以为,大家都用微信了,不再需要写工作邮件了,这是个大误解。

我们今天口头非正式表达的工具越来越多,甚至也像白纸黑字一样有保存功能,但工作中的书面正式表达,仍然是非常重要的。

不想留底的不要写

这倒不是为了将来“赖账”,而是有些东西根本不能留底。

比如涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论:“如果我们这么做,是否会侵权,是否会违法?”这种文字万一到了法庭上,就会被认作“明知故犯”的证据,对自己不利。 

没有深思熟虑的不要写

很多人想问题没有想清楚,就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时,改变想法吧,怕人说“打脸”,不改变吧损失更大,两边为难。 

负面的东西不要写

尤其是气话,千万别写。比如有人没得到领导提拔,没有跟客户达成交易,写邮件撒气。这不仅没有帮助,还授人以柄。

如果当面吵架过后后悔了,最坏情况是道个歉,还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。 

需反复讨论才能搞清楚的事不要写

写邮件讨论复杂问题的效率太低,既浪费时间,又增加误解。

最好的办法是召集会议当面讲,或者通电话讲。等有了一致的共识、总结,再把结论写在邮件里做个记录。

重要的事一定要写邮件留底

有些事情即使已经口头说好了,也一定要写邮件留底,免得将来事情有变,产生纠纷。

比如,有的人在应聘比较高的职位,但拿到的offer却是相对低的,单位给出一个理由说“我们有三个月的见习期,这中间如果没有问题,我们会给你那个你想要的高一级的职位,你放心来吧”。

这时,就一定要给对方负责人写一封邮件,保障自己的权益:“根据我们的沟通,我的理解是:目前部门经理只是前三个月试用期的职位,三个月后我若还在,职位会升为部门总监,请确认我的理解是正确的。”

主动写备忘录

在部门开会之后,应该发一份备忘录,告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论等等。这件事大家常懒得做,因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间,结果第二次开会,发现前一次开会的问题都没有解决。

这时候,不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处:第一,让部门里的人关注自己,特别是上级,他们其实需要这样一份留底的书面材料;

第二,站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升,想管理更大的部门,就要从做这种事情开始,才会学会管理,才会有全局观。

一封邮件只讲一件事

这个原则至关重要,但很多人意识不到。你也可能会有这样的经验:常会有人从中间加入某一个讨论,或者需要把讨论邮件转给第三方。

如果一封邮件讨论了三个话题,加入进来的人只是参加第二个话题的讨论,第一和第三个话题就会让他感到多余。 大家讨论也难免会扯到其他主题上,造成不必要的发散。

一对一可以写主观感受,部门间则不要写

如果收件人是一个人,或者一群利益一致的人,你写邮件时可以加入主观感受。比如你是一位领导,给下属写邮件:“亲爱的同仁们,过去的三个月里,我们如何通力合作,克服了某某困难,取得了某某成绩,我为大家感到骄傲。”

而如果你在协调两个部门的关系,就应该避免主观感受。不要写这样的话:“我们过去合作得很好,你们特别够意思,我一直心存感激。”

记住,能促成两个部门合作的,是它们自身的利益,而不是情感。因此用利益打动,比情感更有效。

不要下班前发邮件

写好内容后,还要注意发送时间,尽量避开下班前这个时间。

虽然这会让你有“干完了今天的任务”的满足感,但从收件人的角度,这封邮件可能会和很多未读邮件混在一起被埋没,可能回复不会很快。

阅读写作成为越来越重要的能力。



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